Одним из главных финансовых документов, в котором прописаны объемы, целевое назначение средств, их распределение по кварталам, сколько планируется выделять средств из бюджета на данную организацию, считается смета доходов и расходов.
Форма сметы, основные данные, согласно которым она оформляется, расценки и нормы с целью установления объема затрат передаются вышестоящими организациями. В стандартной смете находятся сведения, единые для абсолютно всех бюджетных организаций. Смета включает в себя 3 части: в основной - указываются название и местоположение организации, госбюджет, откуда поступают денежные средства и свод затрат согласно статьям с разделением по кварталам; в следующей части - указаны данные оперативного плана на начало года и конец, а кроме того среднегодовые; в третьей части - отражаются подсчеты и объяснения согласно каждой статье затрат и индивидуальным её составляющим.
Порядок составления и утверждения смет (смета - утвержденный в определенном порядке финансовый документ, устанавливающий размер и целевое назначение бюджетных ассигнований). Утверждение сметы затрат бюджетных организаций проводится уже после установления соответствующего бюджета, из которого идет финансирование средств. Утверждение и согласование смет обязательно должно быть оформлено подписью руководителя учреждения. На каждом экземпляре сметы проставляется оттиск печати, в правом верхнем углу указывается общая сумма затрат. Если порядок утверждения смет был нарушен, то организациями, которые занимаются проверкой, факт отсутствия сметы доходов и расходов трактуется как нарушение бюджетного законодательства.
Контроль формирования и выполнения сметы доходов и расходов считается очень трудной задачей контроля финансово-хозяйственной деятельности бюджетных организаций. Контролирующим органам и бухгалтерам следует принимать во внимание частые перемены в нормативной базе. В случае если бухгалтерии организаций станут понимать, как осуществляется контроль, на каких проблемах сосредоточивают интерес ревизоры, по какому принципу согласовываются сметы, то появится возможность не допускать или вовремя устранять несоблюдение законодательства в сфере формирования и исполнения смет бюджетными организациями.