Составление дефектной ведомости

Содержание

В каких случаях составляется дефектная ведомость

Дефектная ведомость считается одним из самых популярных видов ведомостей в сметном деле. На основании данного документа составляются сметные формы различных типов и на разные виды работ и объектов.
Кроме того, ведомости данного типа являются не только разновидностью исходных данных для определения сметной стоимости, но часто входят в пакет документов, на основании которых производится оплата за выполненные работы. Таким образом, они имеют сопроводительный характер.
Чаще всего образец дефектной ведомости бывает необходим при производстве ремонтных работ. Ведь именно во время ремонта могут быть выявлены различные поломки и дефекты. При этом выявление таких моментов возможно и на оборудовании, и на инженерных сетях.
Конструкции различного типа, например, стены или полы также могут иметь дефекты, которые необходимо устранить. В этом случае составляется ведомость в том числе. То есть у документации данного типа достаточно широкое применение во всех областях строительства.
Более того, иногда дефектный акт может составляться на новые объекты. Такое случается значительно реже, однако имеет место. Чаще всего такие случаи происходят при строительстве новых объектов недалеко от уже отстроенных. Например, при прокладке новых тепловых сетей рядом с уже проложенными водопроводными трубами может быть выявлена необходимость устранения поломок или износа.
Иногда составление ведомости необходимо при поломке оборудования или конструкции в процессе монтажа. В таком случае помимо акта на дефекты составляются и другие документы, определяющие причину поломки и т.д.
Сметчики нашей компании составили более 1200 сметных форм на основании подобных документов. Поэтому для них дефектная ведомость — это исходные данные, обладающие достаточной степенью информативности для разработки точной сметной документации на любые виды работ.
Следует отметить, что составление ведомостей подобного рода условно можно разделить на два типа. Первый из них формируется на основании плановых осмотров оборудования, конструкций, сетей и т.д. Обычно строительные компании в целях соблюдения правил безопасности утверждают график проведения проверок.
В результате таких проверок создаются акт и расчет, определяющий сметную стоимость производства работ по устранению поломок. Образец дефектной ведомости в строительстве для таких случаев обычно имеется на предприятии в готовой форме, и необходимо его только заполнить.
Вторым типом актов на дефекты является составление документации на основании внеплановых проверок или непредвиденных поломок. Иногда оборудование выходит из строя неожиданно, а конструкции нуждаются в устранении недостатков вне графика.
Поэтому бланк дефектной ведомости заполняется и в подобных случаях. Помимо акта обычно создаются и прочие виды документов, отражающие степень повреждений и прочие факторы. Однако именно ведомость является основанием для сметных расчетов.
При этом следует отметить, что в ней необходимо отражать не только внешние дефекты. В акте должны быть указаны также неисправности внутреннего характера. Брак или повреждения, полученные в результате перевозки, также следует обозначить в составе документа.
Таким образом, становится понятным, что такое дефектная ведомость, и какие сведения она должна в себе содержать. Помимо этого, необходимо заметить, что составление документа подобного рода может происходить от лица любой из сторон, участвующих в строительном процессе на объекте.
То есть образец ведомости дефектов может быть предоставлен как организациями подрядчика или субподрядчика, так и заказчиком или даже производителем. В каждом отдельном случае внешний вид документа может отличаться, но суть должна быть отражена в полной мере.


Рисунок 1. Пример дефектной ведомости

Порядок составления дефектной ведомости

Образец заполнения дефектной ведомости обычно присутствует в каждой строительной организации и на каждый вид объекта. Дело в том, что утвержденной для всех компаний формы данного документа на сегодняшний день не представлено.
Поэтому форма дефектной ведомости обычно разрабатывается в каждой компании отдельно. Однако можно выделить общие для всех документов подобного рода черты. Без них учет поломок будет неполным, поэтому рекомендуется обратить особое внимание на некоторые нюансы.
Прежде всего, важно указать полную информацию об объекте. Сюда входят сведения не только о его местоположении, но также конкретизация строения, цеха, конструкции и т.д. Помимо этого, необходимо обозначить вид работ, в результате которых была выявлена поломка.
Если скачать дефектную ведомость любого образца, то можно увидеть, что документ визуально подразделяется на несколько частей. В первой части фиксируются все сведения об объекте, куда и записывается информация о нем и о видах работ.
Также в этой части в дефектной ведомости в строительстве указывается дата составления документа. Наименование компании, которая составила акт, тоже включается в данную часть. При этом рекомендуется указать помимо названия юридического лица еще его адрес и контактные данные.
При возникновении такой задачи, как составить дефектную ведомость, не обойтись без фиксирования лиц, которые производили осмотр объекта и выявили неполадки. Обычно присутствует хотя бы по одному представителю от каждой стороны, участвующей в строительстве объекта.
Так, если возникла необходимость составить образец дефектной ведомости на ремонт кровли в жилом доме, строительство которого производится одной подрядной организацией, то составление документа ведется от лица руководителя этой организации и ответственного лица заказчика. Если же в кровельных ремонтных работах занята еще одна сторона, например, субподрядная организация, то в акте следует указать третье лицо.
Второй частью является таблица, которая дает более полное представление о том, что такое дефектная ведомость в строительстве. Ведь именно в ней фиксируются подробные сведения о выявленных дефектах.
Прежде всего, необходимо пронумеровать все позиции. Это упорядочивает документ и делает его удобным в использовании не только для составления сметной документации, но и при проверке расчетов. Поэтому если скачать образец дефектной ведомости бесплатно, можно увидеть, что чаще всего первый столбец в таблице отведен порядковой нумерации.
Далее фиксируются все повреждения и дефекты. При этом рекомендуется заносить информацию в данный столбец со всей тщательностью и внимательностью независимо от того, кто составляет дефектную ведомость. Именно эти сведения во многом определяют состав расценок в сметной документации, а значит, влияют на стоимость работ.
Кстати, иногда возникает вопрос о том, как правильно — дефектная или дефектовочная ведомость. Наиболее распространенным является первый вариант. Однако иногда можно услышать и такое название, как дефектовка.
После фиксирования наименования повреждений обычно указывается их физический объем. Если скачать образец дефектной ведомости в строительстве, то можно увидеть разные варианты указания объемов работ.
Иногда такие параметры, как единица измерения и количество по позиции, указываются в отдельных столбцах. В других случаях происходит их объединение в рамках одной графы. Поэтому если скачать образец дефектной ведомости в строительстве в Excel или в любом другом формате, то можно получить один из перечисленных вариантов.
Кстати, формат Excel является наиболее распространенным для документации в сметном деле в целом. Поэтому чаще всего удается скачать бланк дефектной ведомости именно в этом формате. Однако документ может быть составлен с использованием других офисных программ.
После указания физических объемов в образце дефектовочной ведомости в строительстве может быть указано наименование неисправных конструктивных элементов или конкретное место поломки. Далее приводятся примечания и уточнения по каждой позиции.
Иногда форма дефектного акта в строительстве включает в себя информацию о мерах, которые необходимо применить для устранения поломки или повреждения. К ним относятся сведения о видах работ и их количестве.
В некоторых случаях предоставляется возможность скачать образец дефектной ведомости со столбцом, в котором обозначаются крайние сроки ликвидации повреждений. Обычно они устанавливаются в результате совещания между всеми сторонами, занятыми в строительстве объекта.
После заполнения табличной части, дающей понимание того, что это такое — дефектная ведомость, происходит заполнение сведений в третьей части документа. Иногда ее называют «бегунком», так как в ней необходима подпись всех лиц, которые участвовали в составлении акта. А иногда для сбора всех подписей необходимо побегать.
Так как дефектовочная ведомость — это акт, составленный между несколькими организациями, то и подписи должны присутствовать от каждой из них. Иногда от всех сторон выступает не одно лицо, а несколько, и каждое из них должно завизировать документ.
Обычно количество подписей в дефектной ведомости оборудования, а также в актах прочих типов соответствует количеству лиц, указанных в первой части документа. Однако бывают случаи, когда в «бегунке» обозначено большее количество представителей.
В любом случае, без сбора всех необходимых подписей, основная цель, для чего нужна дефектная ведомость, не достигается. Ведь без подписанного документа не представляется возможным утвердить сметную документацию. А значит, невозможно будет на ее основании составить акт КС-2 и получить оплату за выполненные работы.


Рисунок 2. Пример «бегунка» дефектной ведомости

Как составляется дефектная ведомость

Для того чтобы понять, как заполнить дефектную ведомость, необходимо иметь представление о порядке ее составления. Обычно создание документа данного типа начинается с проверки оборудования, строения, конструкции и т.д.
Как было отмечено выше, оформление дефектной ведомости может быть произведено на основании как плановой, так и внеплановой проверки. Результатом любой из них должна стать подробная фиксация всех повреждений и отклонений от нормы.
Не лишним будет сделать фотографии дефектов. Это поможет не только составить образец ведомости дефектов электрооборудования, но и оборудования, конструкций и сооружений разных типов. Кроме того, фотографии могут пригодиться при доказательстве и защите сметной документации, составленной на основании акта.
После фиксации повреждений для формирования дефектной ведомости по электрике и по прочим видам объектов необходимо указание точного объема работ. Уточнение происходит за счет измерений и расчетов различного типа.
При фотографировании повреждений лучше всего зафиксировать и объем работ, например, приложив рулетку к месту повреждения. Такое фото будет полезно не только для образца дефектной ведомости по электрике, но также и для актов на прочие виды работ.
После сбора всех необходимых сведений об объекте заполняется форма дефектной ведомости в строительстве. На данном этапе следует обратить внимание на подробное описание всех видов работ, с указанием условий их производства, а также технических параметров.
Независимо от расценок на составление дефектной ведомости, информативность в данном случае играет важную роль. Ведь чем подробнее будет описан состав работ, тем точнее будут подобраны нормативы в смете. А значит, сметная стоимость производства работ будет определена с наивысшей точностью.
Сметчики нашей компании имеют немалый опыт в разработке сметной документации на основании разных видов исходных данных. Иногда даже самые точные из них требуют дополнения и уточнения. В связи с этим и дефектный акт в строительстве, скорее всего, должен будет дополниться в процессе формирования сметы
В этом вопросе не последнее значение имеет личное участие клиента. Ведь именно он обладает необходимой информацией, которая может внести уточнения не только в образец дефектной ведомости оборудования, но и в состав сметной формы.
После обозначения всех сведений в дефектной ведомости объемов работ следует уделить не меньшее внимание обозначению в составе документа всех ответственных лиц. Данной стороне вопроса рекомендуется относиться с тщательностью, так как иногда случаются казусные и даже критические ситуации.
Нередко бывает такое, что при подписании дефектной ведомости электрооборудования, или прочих видов оборудования и объектов, из-за допущенной ошибки в части ответственных лиц, приходится полностью переделывать документ и снова собирать все подписи. А этот процесс, как правило, весьма небыстрый, что может негативно отразиться на сроках производства работ.

Сколько нужно времени для составления ведомости дефектов

Помимо знания о том, в каких случаях составляется дефектная ведомость, необходимо иметь представление, какое количество времени занимает процесс создания документа данного типа. И следует сразу отметить, что процесс это не быстрый.
Условно можно поделить на два этапа весь порядок работ при формировании дефектной ведомости в строительстве. Это:
• Собственно составление документа;
• Его подписание и утверждение.
Оба этапа могут длиться разное количество времени. При этом в каких-то случаях составление акт длится дольше, чем его утверждение, а в других ситуациях наоборот.
Иногда возникает вопрос, в чем разница между ведомостью объемов работ и дефектной ведомостью. И необходимо заметить, что оба документа являются исходными данными, то есть на основании ведомостей обоих типов может быть составлена сметная документация.
Кроме того, порядок и сроки составления для обеих ведомостей во многом совпадают. Однако образец дефектной сметы на ремонт помещения чаще составляется на основании дефектовки. А вот ведомость объемов работ может лечь в основу расчета на разные виды строительных и монтажных работ.
Возвращаясь к срокам составления дефектной ведомости на ремонт крыши или любого другого типа конструкции, следует заметить, что на длительность первого этапа влияет, прежде всего, объем работ. Очевидно, что если повреждения небольшие, то и документально зафиксированы они будут в краткие сроки.
Обычно дефектная смета — это небольшой по объему документ. Однако все зависит от того, какое количество данных отражено в акте, который лег в ее основу. Если в нем содержится большое количество информации, то и сметная форма будет отличаться немалым объемом.
Ускорить процесс создания документации данного типа может использование специализированных программ и средств автоматизации расчетов. Например, можно создать дефектную ведомость в «Смете.ру» или в другом схожем программном обеспечении для сметчиков.
О том, как делать дефектную ведомость в таких программах, знает каждый специалист сметного дела. Сметчики нашей компании также владеют навыками составления документации подобного типа.
Однако следует помнить, что составление различных образцов ведомости дефектации не является прямой обязанностью сметчика. Поэтому такой специалист может только ускорить процесс формирования документа, но сбором данных и изучением поломок и повреждений занимаются лица, должностными обязанностями которых предусмотрены подобные действия.
Таким образом, сметчику могут быть переданы дефектные акты на текущий ремонт зданий и помещений в упрощенном виде, а уже на их основании может быть сформирована ведомость утвержденного образца. Кроме того, данные должны быть полными и точными, чтобы расчет был произведен в корректной форме.
Ведь служит дефектная ведомость обоснованием сметы на ремонт и нормативов в ней. А значит, и в самом документе должны быть обоснованные и соответствующие наименования работ с точным указанием всех параметров объекта. Это является одной из причин, для чего нужен дефектный акт.
Вторым этапом того, как сделать дефектную ведомость, является подписание и утверждение документа. Сроки в данном случае зависят от множества факторов. Одним из них является количество человек, которые должны согласовать акт.
Если в подписании бланка дефектовочной ведомости участвуют всего две стороны, и от каждой из них по одному представителю, то утверждение такого документа не займет много времени. Однако если от каждой из сторон выступают несколько ответственных лиц, то и сроки пропорционально увеличатся.
И конечно, если тех, кто подписывает дефектную ведомость, больше, то и на утверждение документа придется потратить большее количество времени. Поэтому для каждого отдельного объекта сроки создания документации могут быть названы в индивидуальном порядке.

Подведение итогов

Таким образом, составление сметы на основании дефектной ведомости является сложным и многоступенчатым процессом. При этом нужно принимать во внимание несколько факторов, начиная от внесения сведений в форму акта и заканчивая включением в состав сметной документации того или иного норматива.
Важно также понимать, чем отличается дефектная ведомость от ведомости объемов работ, хотя обе формы имеют много схожих черт. Поэтому для составления сметной документации рекомендуется обращаться к сметчикам с достаточными навыками и знаниями в данной теме.

Заполните заявку "Заказать услугу". Мы позвоним и проконсультируем вас. После общения надеемся вы примете решение о сотрудничестве с нами.

Заказать услугу

P.S. Нашему клиенту Юрию Носкову необходимо было составление сметы по дефектной ведомости. Поэтому он обратился в нашу компанию, предоставив саму ведомость и прочие сведения об объекте нашим сметчикам.

Однако после изучения нашими специалистами информации, оказалось, что в документации есть неточности и позиции, требующие дополнения или уточнения. Для исключения подобных погрешностей Юрий принял решение совместно со сметчиками разобрать документ подробно.
Это дало возможность создать корректную смету с набором расценок, максимально точно отражающих перечень работ на объекте. Помимо этого, такое взаимодействие со специалистами сметного дела позволило Юрию лучше понять состав сметной формы.
В результате нашему клиенту удалось самостоятельно доказать все примененные нормы и расценки, на основании пунктов дефектной ведомости, а также успешно пройти утверждение сметной документации на объект и в дальнейшем получить оплату за выполненные работы.